Change Management in der Kreisverwaltung
Wenn große Veränderungen vor der Tür stehen und man diese mit Erfolg meistern möchte, muss kommuniziert und vernetzt werden was das Zeug hält. Dazu gehört, Wissen darüber zu verbreiten, wer gerade woran in unserer großen Kreisverwaltung arbeitet. Dies allein den Führungskräften zu überlassen, reicht nicht aus. Die Weitergabe solcher Informationen an die gesamte Belegschaft, möglichst niederschwellig, ist sehr wichtig. Viele Menschen sollen „Bescheid wissen“ und durch den Umstand, dass Sie gut informiert sind, befähigt werden, an der Vision und an der Erreichung eines Wunschzustandes aktiv mitzuarbeiten.
Unsere große Veränderung stellt die Digitalisierung dar. Zuletzt mit der verpflichtenden Umsetzung des E-Government-Gesetzes sowie des Onlinezugangsgesetztes sind wir als Kommune zeitlich und thematisch in besonderem Maße gefordert. Jetzt gilt es, den Stein ins Rollen zu bringen und alle Kolleg*innen davon zu überzeugen, dass „diese Digitalisierung“ schon im vollen Gange ist und auch in unserem Behörden-Kosmos nicht mehr wegzudenken ist. Innovation, Offenheit und Transparenz – das sind Grundhaltungen, für die ich als Change-Managerin in meiner Verwaltung werbe.
Schritt 1 – Motiviere Menschen zur Mitarbeit
Unsere Mitarbeiter*innen sind wichtige Veränderungstreiber*innen. Warum diese also nicht mehr involvieren? Wir haben damit angefangen, Digitalisierungs-Lots*innen in allen Abteilungen zu finden. Herausgekommen ist ein bunter Strauß – alte Hasen, junge Wilde, Hochmotivierte und Bedenkenträger. Der nächste Schritt war, den engen Kontakt aufzubauen, die Lots*innen mit Hintergrundinformationen zu versorgen, Fortbildungen mit ihnen durchzuführen und sie nach ihrer Meinung zu bestimmten Themen zu befragen. Damit haben sie im vergangen halben Jahr einen soliden Wissensvorsprung erhalten und sind nun bereit, als Multiplikator*innen in die einzelnen Abteilungen unserer Verwaltung zu strömen und die Kolleg*innen neugierig zu machen auf all die Themen rund um die Digitalisierung. Außerdem sind die Lots*innen perfekt geeignet, um die Stimmung in einer Organisationseinheit besser einfangen und verstehen zu können. So hat sich in der Gruppe der Lots*innen bereits eine überdurchschnittliche Motivation, an Digitalisierungsthemen mitzuarbeiten, entwickelt. Eine gewisse Eigenverantwortlichkeit, die jede Führungskraft zulassen muss, geht damit einher (Stichwort „empowernde Führung“). Wir haben damit den ersten wichtigen Meilenstein erreicht: Menschen zusammenbringen, die an einem gemeinsamen Ziel arbeiten.
Schritt 2 – Finde neue Formen der Zusammenarbeit
Hier stehen wir noch ganz am Anfang. Für den Austausch zwischen den Lots*innen haben wir aber schon eine besondere Kommunikationsplattform eingeführt, die alternativ zu Mail und Telefon genutzt wird. Aufgrund der Kontaktbeschränkungen sind digitale Tools aktuell das Mittel der Wahl, um sich zu treffen. Ein Ziel für 2022 ist es auch, ein Social Intranet einzuführen, welches neben der Informationsbereitstellung auch eigene Beiträge und Reaktionen auf bestimmte Inhalte zulässt – so wird die Vision in weitere Köpfe getragen. Im Social Intranet sollen auch einzelne Projekte, die im Haus bearbeitet werden, ihren Platz finden und ein Gesicht bekommen – alle User*innen legen ja schließlich ein personalisiertes Profil an.
Kollaboratives Arbeiten wird durch einfache Kommunikationswege gefördert – wir alle wollen aber natürlich auch irgendwann wieder zu Besprechungen an einem Ort zusammenkommen. Und auch dafür sind wir aktuell noch nicht optimal aufgestellt. Unsere Vision: Open Work Spaces statt klassischer Besprechungsräume. In so einem Space findet man entspannte Sitz- und Stehgelegenheiten genauso wie Videokonferenz-Tools, die hybrides Arbeiten erleichtern und freie Flächen, um kreativ zu werden.
Fazit: Wir bewegen uns auf einen kulturellen Wandel zu
Besonders bei den jüngeren Kolleg*innen fällt auf, dass ein großes Bedürfnis besteht, sich mit anderen auszutauschen, von anderen zu lernen und daraus Schlüsse für die eigenen Aufgaben zu ziehen. In der Gruppe der Quereinsteiger*innen, die aufgrund neuer Herausforderungen der Verwaltung immer öfter den Weg zu uns finden, ist auch ein besonderes Interesse nach Vernetzung zu verzeichnen. Als Change-Managerin sehe ich es als meine Aufgabe, die Brücke zwischen diesen Menschen zu bauen und bringe „Gleichgesinnte“ zusammen. Mich bestärkt der Umstand, dass wir mittlerweile nicht mehr die Ausnahme in unserer Verwaltung sind. Viel mehr als in den letzten Jahren kommen junge und junggebliebene Fachkräfte zu uns und besetzen unter anderem auch wichtige Schlüsselpositionen im Haus.
So führt der Wandel in unserer Belegschaft ganz automatisch zum Wandel in unserer Kultur. Ich bin mir sicher, dass dies in Zukunft eine große Rolle spielen wird, um die Herausforderungen, die die Digitalisierung der Kreisverwaltung mit sich bringt, erfolgreich zu meistern.
Vanessa Schäfer, 29 Jahre, ist in der Stabsstelle Digitalisierung als Change-Managerin Ansprechpartnerin für die Mitarbeitenden des Lahn-Dill-Kreises bei Themen rund um einzelne Digitalisierungsvorhaben, insbesondere betreut sie die Digitalisierungs-Lots*innen in der Kreisverwaltung.
