Wie kann Digitalisierung in der Verwaltung gelingen? So viel ist klar: Hardware, Software und Infrastruktur sind wichtig. Und auch das entsprechende Know-How muss vorhanden sein. Doch um aus der Verwaltung eine digitale Verwaltung zu machen, reichen technische Voraussetzungen und Wissen allein nicht aus.
Entscheidend ist der Wille, Produkte und Dienstleistungen vollständig digital umzusetzen. “Es braucht mentale Transformation”, erklärte Beate van Kempen, IT-Architektin im Dezernat für Digitalisierung und Mobilität beim Landschaftsverband Rheinland, auf dem Digitalen Staat 2022.
Wichtig sei dabei, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Einige Menschen wollten digital werden, erklärt Valentina Kerst, Senior Manager im Bereich Public Management/Health Care bei Kienbaum. Aber eine digitale Führungskraft allein mache keine Digitalisierung. “Wir müssen es schaffen ein Team zu werden”, so Kerst. Sie rät daher zu ganzheitlichem Denken, zu gemeinsamem Lernen und organisationübergreifendem Austausch.
“Wir müssen die Dinge komplett anders denken und anders machen, wenn wir das nächste Level erreichen wollen”, findet auch Stefan Latuski. “Wir sind viel zu sehr in Gesetzgebung und Verwaltungsvorschriften gefangen”, so der Leiter des IT-Systemhauses der Bundesagentur für Arbeit (BA). Seine Empfehlung: den Blickwinkel ändern. Die Kund*innen sollten im Mittelpunkt der Überlegungen stehen. Niederschwellig und einfach müssten Verwaltungsleistungen in Anspruch genommen werden können, erklärt Peter Voigtmann, Geschäftsführender Gesellschafter der Voigtmann GmbH.
Es helfe außerdem nicht, einen Prozess vollständig zu digitalisieren, wenn einzelne Schritte dann doch analog ausgeführt werden müssten, erläutert Latuski. Eine komplett digitale Lösung von Prozessen muss demnach das Ziel der digitalen Verwaltung sein. Und das kann funktionieren. Einige Belege dafür gibt es bereits. So ist es seit Mai 2022 z.B. auch möglich, Kindergeld für ein Neugeborenes komplett online zu beantragen.
„Wir sind stolz darauf, als Familienkasse der BA mit dem Kindergeldantrag bei Geburt den ersten wirklich medienbruchfreien Antrag für unsere Kund*innen ermöglicht zu haben. Das somit papierlose Verfahren fördert den weiteren Bürokratieabbau, die Nachhaltigkeit durch den wegfallenden Postversand und verdrängt damit langsam aber sicher die Notwendigkeit einer Unterschrift“, freut sich Uwe Vreden, Chef Digitalisierung/Automatisierung in der Direktion der Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit. Schon länger konnten Kund*innen der Familienkasse der BA einen Kindergeldantrag für ihr neugeborenes Kind online ausfüllen. Dann musste der Antrag bisher allerdings ausgedruckt, unterzeichnet und eingereicht werden. Das geht ab sofort einfacher. Mit dem ELSTER-Zertifikat kann das Kindergeld nun komplett elektronisch beantragt werden. Schon seit einigen Jahren wird ELSTER erfolgreich bei der digitalen Übermittlung der Einkommenssteuer eingesetzt, jetzt erleichtert die Familienkasse zusammen mit dem bayerischen Landesamt für Steuern mit Hilfe des Zertifikats auch das Stellen des Kindergeldantrags – ganz ohne Ausdrucken und Unterschrift. Trotzdem, wer Kindergeld weiterhin ohne das Zertifikat beantragen möchte, kann das tun und wie bisher den Antrag online ausfüllen und unterschrieben in Papierform einreichen. Wer aber das Zertifikat nutzen möchte, kann das bei der Finanzverwaltung elektronisch beantragen. Die Initiatoren versprechen in Höchstmaß an Schutz und Sicherheit für die Übertragung der vertraulichen Kundendaten. Alles wichtige zum ELSTER-Zertifikat gibt es zum Nachlesen unter www.elster.de und weitere Informationen zum Kindergeld und Kinderzuschlag hält die Familienkasse (www.familienkasse.de) bereit.
