Die Digitalisierung ist schon lange kein Neuland mehr. In unserem Alltag sind wir es gewohnt, viele Dinge einfach unterwegs mit dem Smartphone zu erledigen: eine Reise buchen, Bankgeschäfte tätigen oder mit Freunden rund um die Welt in Kontakt bleiben. Wäre doch schön, wenn das bei der Verwaltung auch so wäre.
Volldigitalisierung der Verwaltung
Der Freistaat Bayern hat sich nicht weniger als die Volldigitalisierung der Verwaltung auf die Fahnen geschrieben. Damit das gelingt, hat das Digitalministerium jetzt die byte – Bayerische Agentur für Digitales gegründet. Denn: Digitalisierung ist weit mehr, als Online-Anträge die digital an die zuständige Behörde geschickt werden können.
Beim „Frontend“, der digitalen Verwaltung, passiert schon viel. Durch das Onlinezugangsgesetz oder bayerische Fördermaßnahmen wie das „Digitale Rathaus“, den „Digitalen Werkzeugkasten“ oder dem Digital.Campus.Bayern wird das eGovernment gepusht. Als byte sind wir dabei sozusagen das fehlende Puzzleteil.
Einfach mal machen
Wir sind diejenigen, die jetzt staatliche Verwaltung neu denken: systemisch. Wir unterstützen die Ressorts dabei, Digitalprojekte umzusetzen und bauen digitalen Sachverstand für die Verwaltung auf. Dabei setzen wir den Menschen in den Fokus. Wir wollen die Transformation der staatlichen Verwaltung so gestalten, dass die 13 Millionen Bürger*innen in Bayern digital besser leben.
Wie wir das anstellen wollen? Mit einem schlagkräftigen Team, das Digital-Knowhow, Verwaltungs-Expertise und agile Arbeitsmethoden vereint. Klingt nach Buzzwords, ist uns aber ein ernstes Anliegen. Wir wollen reale Herausforderungen der Verwaltung und digitale Lösungen zusammenbringen. Dabei muss der erste Lösungsansatz auch noch gar nicht perfekt sein. Ein „minimum viable product“ ist auch schon ein Schritt nach vorne. Die Offenheit für Innovationen, aber auch die Bereitschaft einmal zu scheitern und neu anzufangen, prägen unsere Arbeit.
Wie läuft das in der Praxis?
Konkret bedeutet das, dass wir als byte zusammen mit den Ressorts Projekte identifizieren. Dabei ist es uns wichtig, dass wir den wahren Bedarf der Nutzer*innen herausfinden. Wir gehen daher nach Design Thinking Methoden vor und beziehen künftige Nutzer*innen von Anfang an ein. Anschließend machen wir uns gemeinsam an die Markterkundung, Ausschreibung und Umsetzung dieser Projekte. Da es mit der byte jetzt einen zentralen Ansprechpartner für die Verwaltungsdigitalisierung gibt, lassen sich Vorhaben schneller angehen und effizienter umsetzen. Nicht jede Behörde muss für ihr individuelles Problem das digitale Rad neu erfinden – wir als byte bringen die erforderliche Expertise mit in die Projekte ein.
Ein Beispiel ist die Digitalisierung staatlicher Förderprogramme. Da gibt es jede Menge: Von der Photovoltaik-Anlage auf dem Dach über die Sanierung von Almen bis hin zur Förderung beim Kauf neuer Feuerwehrfahrzeuge. Die Anträge dazu gibt es in vielen Fällen bereits digital. Für die Bearbeitung im Anschluss wird häufig noch auf das gute alte Papier gesetzt: beim Förderbescheid, bei der Abrechnung und bei der Dokumentation. Statt einer übergreifenden Lösung gab es bislang eine Fülle an unterschiedlichen staatlichen Lösungen mit einem unterschiedlichen Grad an Digitalisierung.
Wie wäre es also, wenn wir all das einheitlich digital abbilden würden: Genau das möchte das Bayerische Digitalministerium mit uns tun – digital aus einem Guss. Schon die Erstellung eines Förderprogramms soll digitalisiert werden. Das heißt die Förderrichtlinie – das ist das Dokument in dem steht wer, unter welchen Voraussetzung, wieviel Fördermittel bekommt, wird bereits digital erstellt. Ebenso die Antragstellung, die Bewilligung, die Abwicklung und auch die Dokumentation der Projektergebnisse – alles soll auf einer einheitlichen, digitalen Plattform zusammengeführt werden.
Wenn all das schon bald digital läuft, dann werden Verfahren einfacher und schneller. Fehler werden vermieden, weil beispielsweise Künstliche Intelligenz die Eingabe überprüft. Zudem sparen wir so jede Menge Papier und Zeit. Auch das ist gut für alle Beteiligten.
Byte als Startup im Startup
Das Bayerische Digitalministerium unter der Leitung von Staatsministerin Judith Gerlach ist das jüngste unter den Ressorts im Freistaat – quasi ein Startup im Staat. Als byte sind wir jetzt das Startup im Startup. Nach der Gründung zum Jahreswechsel 2021/22 haben wir uns direkt in die Aufbauarbeit gestürzt. Parallel dazu sind wir gemeinsam mit der Digitalschmiede.Bayern bereits erste Projekte erfolgreich angegangen.
Jetzt sind wir auf über 11 Mitarbeiter*innen gewachsen und können richtig loslegen. Zusammen mit dem Digitalministerium planen wir gerade, wie es weitergeht. Die Projekte werden uns sicher nicht ausgehen, denn es gibt noch viel zu digitalisieren.
What’s next?
In den kommenden Wochen und Monaten werden wir weiter wachsen. Noch immer suchen wir Mitarbeiter*innen mit einem IT- oder Verwaltungs-Background, die uns bei unserer Arbeit unterstützen wollen.
Gleichzeitig freuen wir uns aber darauf, jetzt endlich so richtig ins Doing zu kommen. Die bayerischen Behörden und ihre nachgelagerten Behörden zeigen reges Interesse und wir sind bereit. Als byte bringen wir zwei Welten zusammen, die bislang wenig gemein haben: die Verwaltung mit ihren Strukturen und die agilen Methoden aus der Startup-Welt.
Dass das gut funktionieren kann und tolle Ergebnisse dabei herauskommen, zeigt die Digitalschmiede.Bayern. Entstanden ist etwa der Prototyp für eine Plattform, mit der die Bürger*innen öffentliche Daten abrufen können. Oder eine KI-basierte Software, die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung helfen soll öffentliche Ausschreibungen zu formulieren.
An diese Erfolge knüpfen wir mit byte an und tragen dazu bei, dass Bayerns Verwaltung jeden Tag ein Stück digitaler wird.
Antonia Zierer und Tino Kühnel leiten seit 1. Juli gemeinsam die byte – Bayerische Digitalagentur.
Antonia hat ihre berufliche Laufbahn im Bayerischen Wirtschaftsministerium begonnen, bevor sie die Repräsentanz des Freistaats Bayern in San Francisco geleitet hat. Im Anschluss leitete Antonia den Planungsstab des Digitalministeriums und war maßgeblich an der Konzeption der byte beteiligt.
Tino hat vor seinem Einstieg bei byte in verschiedenen Industrie-Unternehmen die digitale Transformation und die Innovationsentwicklung verantwortet. Zudem war er im Bereich Marketing tätig, lehrt Marketing & Digital Business an der Frankfurt School of Finance & Management und hat Erfahrungen als Gründer eigener Startups gesammelt.
