Samstag, 13. April 2024

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Transformation trifft Verwaltung

Verwaltung meets Privatwirtschaft – das sind die zentralen Komponenten des Fellowships „Work4Germany“, das der DigitalService Bund jedes Jahr ins Rennen schickt. Programmleiter Christian Müller erklärt im Interview, welche Besonderheiten es in der Zusammenarbeit zwischen Beamt*innen und Transformationsexpert*innen gibt – und warum „Mut“ eine zentrale Rolle spielt.

Hallo Christian! Work4Germany betitelt sich selbst als „Fellowship-Programm“ – was bedeutet das genau?

Als Fellowship definieren wir im Rahmen von Work4Germany ein Programm, mit dem wir als DigitalService methodenstarke Transformationsexpert*innen aus der Privatwirtschaft mit Expert*innen aus der Verwaltung zusammenbringen. Zusammen arbeiten unsere „Fellows“ mit den Projektpartner*innen als Tandems für sechs Monate an einem konkreten Vorhaben, das im Digitalisierungskontext des jeweiligen Ministeriums steht.

Warum besteht dazu ein großer Bedarf?

Die gewünschte und benötigte Digitalisierung der Verwaltung braucht neue Skills und Methoden, die in den Behörden bisher nicht verankert sind. Die Verwaltung muss über den Tellerrand schauen, ihr Netzwerk und Methoden-Knowhow erweitern. Es braucht unter anderem agilere Arbeitsweisen und Kollaborationsmaßnahmen, aber auch nutzerzentriertes Vorgehen, wie es in der Privatwirtschaft oft schon gelebt wird. Viele Beamt*innen haben eine juristische Ausbildung und gehen daher mit einer gewissen Rechtslogik vor. Unsere Transformationsexpert*innen ergänzen dieses Fachwissen um agile Methoden und sorgen dafür, dass Prozesse neu gedacht werden. Das strahlt oft auch über die Projektpartner*innen hinaus in die Teams, da die Digitalisierungsprojekte an andere Referate oder Dateninstitute gekoppelt sind.

Verwaltung trifft Privatwirtschaft – ein Kulturschock?

Manchmal ja, manchmal nein. Wir als Organisationsteam stellen immer wieder fest, dass es vor allem zu Beginn unsere Hilfe braucht, damit Fellows und Projektpartner*innen „die gleiche Sprache sprechen“. Bestimmte Begrifflichkeiten, die für die eine Seite ganz klar sind, sind für die andere Neuland. So haben unsere Fellows oft noch nie mit Beschlussvorlagen gearbeitet und müssen erst einmal die Dynamik und Abläufe solcher kennenlernen. Auf der anderen Seite gibt es das Beispiel, das für einige Projektpartner*innen Methoden wie „Check-Ins“ Neuland sind. So wollte einmal ein Fellow einen Termin mit dem Projektpartner ansetzen, um die Aufgaben für die Woche zu besprechen – und der Projektpartner brachte zu diesem „Check-In“ seinen Ausweis mit, um wie am Flughafen „einzuchecken“.

Da kommt ihr als Projektteam ins Spiel und seid Übersetzer*innen?

Ganz genau. Wir stellen ein Verständnis her, sorgen dafür, dass eine Grundlage für die Zusammenarbeit besteht. Kleine Missverständnisse, wie oben beschrieben, lassen sich natürlich nie ganz vermeiden. Später gibt es dann oft einen „Schock“ in die andere Richtung: Fellows merken schnell, dass nicht alle Mitarbeitenden in der Verwaltung nur verkopft sind und auf Akten pochen. Da sind gute Leute mit guten Ideen, die richtig Bock haben, etwas umzusetzen und zu verändern. Gleichzeitig merken die Projektpartner*innen, dass die Fellows sehr wohl strukturiert arbeiten, ergebnisorientiert sind und keine „Freigeister“, die einfach Methoden ausprobieren wollen. Diese Erkenntnisse bekommen wir jedes Jahr von beiden Seiten gespiegelt – und freuen uns außerordentlich darüber.

Der aktuelle Jahrgang von Work4Germany endet im Februar. Hast du ein Highlight, das du teilen kannst?

Die Abschlussveranstaltung zum Fellowship, die wir Mitte Februar im Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hatten, fasst gut zusammen, welche Transformationsprozesse Work4Germany in sechs Monaten anstoßen kann: Fellows und Projektpartner*innen haben gemeinsam vor allen Interessierten des Hauses und per Livestream ihre Ergebnisse aus fünf Projekten vorgestellt und in einer Talkrunde Feedback gegeben, was sie gelernt haben. Dabei haben die Beamt*innen nicht nur über Erfolge gesprochen, sondern auch offen darüber, wo es Hindernisse gab, wo Hürden überwunden werden mussten. Es fiel immer wieder das Wort „Mut“. Neben den tollen Ergebnissen, unter anderem zur Digitalstrategie für das gesamte Ministerium, zeigt das, dass eine neue Fehlerkultur geschaffen wurde. Ein transparenter Umgang mit Misserfolgen hat stattgefunden, das passiert im politischen Umfeld nicht häufig. Und auch die Ergebnisse waren von einem anderen Ansatz getrieben: Die Lösungen waren nutzerzentriert, schlanker und verständlicher. Letztlich hat das sogar dazu geführt, dass einige Fellows jetzt länger in den Ministerien bleiben, um agile Projekte weiter voranzutreiben – da ist der Grundstein für agile Transformation also ganz deutlich gelegt worden.

Wann geht der neue Work4Germany-Jahrgang an den Start?

Wir starten im September. Die Bewerbungsfrist für die Ministerien läuft allerdings gerade schon. Bis zum 01. März können sich Ministerien noch für das Auswahlverfahren anmelden. Das geht ganz schnell: Der erste Kontakt ist ein niedrigschwelliges Formular, um erste Infos und Rahmenbedingungen abzufragen. Dann gehen wir mit den Ministerien in intensive Gespräche. Nachdem die Vorhaben feststehen, starten wir ab Anfang April den Outreach für die Fellows. Wir haben ein Netzwerk von gut 700 Personen aus dem Transformationsmanagement, alleine vergangenes Jahr hatten wir da etwa 140 Bewerber*innen. Damit können wir garantieren, dass ein*e passende*r Fellow für jedes Projekt gefunden wird.


(Foto: DigitalService)

Christian Müller verantwortet seit November 2023 als Programm Lead das Work4Germany Fellowship (W4G). Er war 2022 selbst W4G-Fellow im Bundesministerium der Finanzen und danach als agiler Coach und Teambegleiter an der Bundesfinanzakademie tätig. Er ist Historiker und lebt in Berlin.

(Foto: Kay Herschelmann)

Das Gespräch führte Lutz Niemeyer, Editorial Manager des DigitalService. Er begleitet seit nunmehr einem Jahr die Digitalisierungseinheit des Bundes redaktionell und berichtet über Methoden, Ergebnisse und Projekte.

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