Innovative Denk- und Arbeitsmethoden sind unsere Leidenschaft. Wir alle wissen, dass die Welt, in der wir leben, sich verändert und unsere wichtigste „Ressource“ in der Verwaltung wir Menschen, also all unsere Kolleg*innen und ihr Handeln sind. Um nicht in alten Denk- und Handlungsmustern zu verharren, sondern auch eingefahrene Strukturen zu überdenken, Prozesse frei und kreativ zu betrachten und so optimale Lösungen für Herausforderungen zu entwickeln, braucht es einen Platz. Einen Platz zum praktischen Erleben, Ausprobieren und Anwenden von neuen Arbeitsweisen und agilen Methoden. Diesen Platz schaffen wir im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge mit dem I-LAB. Das I-LAB ist als Arbeitslabor ein Ort, an dem wir zahlreiche Workshops und weitere Formate zu unterschiedlichen Themen anbieten.
Wie so ein Workshop-Tag abläuft, und wie wir ihn erleben, wollen wir anhand eines Beispiels unseres Angebots zur Vermittlung agiler Arbeitsmethoden, dem Grundlagen-Workshop „Kanban – alles im Fluss?“ berichten.
08:30 Uhr: Eine halbe Stunde bis zum Start. Wir gehen ein letztes Mal die Agenda durch, schauen, ob wir alle Materialien haben, der Raum bereit und der Kaffee durchgelaufen ist. So nach und nach kommen die Teilnehmer*innen an, schauen sich vorsichtig um, fragen, ob Sie bei uns richtig sind und wirken überrascht von den doch ziemlich anders aussehen Räumen.
9:00 Uhr: Los geht’s. Wir begrüßen, erklären, was ansteht und legen dann direkt mit einem Kennenlernen los. Wir merken, dass alle noch etwas vorsichtig sind, viele sehen sich heute zum ersten Mal. Da hilft es, mit einer Warm-up Methode zu starten. Wann sind alle aufgestanden und wer trägt eigentlich die längsten Socken? Erstes Gelächter im Raum. Das Eis ist gebrochen.
Zum Auftakt wollen wir über die Möglichkeiten sprechen, wie uns andere Arbeitsweisen helfen können, Herausforderungen im Arbeitsalltag etwas anders zu bewältigen. Das ist erstmal ungewohnt. Wir blicken in skeptische, aber auch neugierige Gesichter. Das haben wir erwartet und daher bei der Workshop Konzeption genau überlegt, wie wir hier den Einstieg am besten schaffen. Wir erklären, wiederholen, visualisieren und teilen viele praktische Erfahrungen auch aus anderen Branchen, um Verständnis zu schaffen und das Interesse zu wecken. Wir merken, die Leute hören zu, haken nach – haben aber noch viele Fragen. Es ist alles noch etwas unklar. Daher passen wir kurzfristig unser Konzept an. Wir kürzen spontan den eher abstrakten theoretischen Teil und erklären mehr mit Beispielen und einer praktischen Anwendung: „Wie können wir einen besseren Überblick über unsere Aufgaben behalten?“ – ein Thema, mit dem sich wirklich jede*r wohl schon mal auseinandergesetzt hat.
10:00 Uhr: Die Teilnehmer*innen müssen nun selbst aktiv werden, Gruppen bilden und loslegen. Sie bekommen bei der Bearbeitung der Aufgabe Hilfestellungen und Impulse durch uns.
Das Verständnis der neuen agilen Methode scheint angekommen zu sein. Aber wie können wir auch außerhalb dieses einen konkreten Beispiels im BAMF damit arbeiten? In einer Behörde mit Dienstanweisungen, Hierarchien und Routinen. Hier ergeben sich breite Diskussionen. Wir lernen, dass es in manchen Bereichen vermeintlich einfacher ist, neue Arbeitsweisen zu implementieren und auch mal anders an Herausforderungen heranzugehen. Aber wir erkennen auch, dass wir alle etwas bewegen können. Es wird klar, dass es einen Anfang braucht, jemand den ersten Schritt machen muss. Das wollen wir als Moderator*innen stärken. Wir verstehen die Kolleg*innen mit ihren Sorgen, Ängsten und Bedenken. Aber wir wollen auch Mut machen, zeigen, auch mit diesem Workshop, dass sie nicht allein sind, dass es bereits viele Erfolgsgeschichten gibt.
14:30 Uhr: Zuletzt fehlt nur noch der Abschluss des Workshops. Natürlich mit einem gemeinsamen Check-out und auch einem Feedback über den Tag.
15 Uhr: Der Workshop ist zu Ende. Die Teilnehmer*innen sind gegangen. Wir rekapitulieren den Tag, bauen ab, räumen auf. Wir sind erschöpft, aber zufrieden. Der nächste Workshop steht schon im Kalender.
Wenn ihr mehr über das BAMF I-LAB erfahren möchtet, findet ihr hier Informationen dazu, oder schreibt uns an I-LAB@bamf.bund.de. Ihr könnt euch auch direkt bei Tasja und Isabell auf LinkedIn melden.
Tasja Prölß leitet das Referat für Behördenentwicklung und Projektmanagement im BAMF. Sie hat mit ihrem Team einen Ort in der Behörde geschaffen, an dem praktisches Ausprobieren, Erleben und Anwenden von neuen Arbeitsweisen und agilen Methoden für die ganze Behörde möglich wird.
Isabell Cuquejo Nuñez ist als Referentin im Referat für Behördenentwicklung und Projektmanagement tätig. Als Agile Coach gestaltet sie die Transformation des BAMF mit und ist auch behördenübergreifend als Teil des OrgaTeams in der NExT Community Agile Vorantreiber*innen aktiv.
