Warum Agilität auch in der Verwaltung ihren Platz gefunden hat. Eine Reaktion der BAMF-Vizepräsidentin Katrin Hirseland auf die häufigsten Vorurteile.
Agile Prinzipien, große Verwaltungsapparate und klassische Hierarchien – das passt doch gar nicht zusammen?
Behörden entwickeln sich nicht über Nacht von Null auf Hundert zu agilen Senkrechtstartern. Wir haben im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF)zunächst – wie wahrscheinlich viele Behörden – mit agilem Arbeiten in IT-Projekten begonnen und dabei viel gelernt, auch darüber, was sich für uns nicht bewährt. Neben der konkreten Projektarbeit steht bei uns insbesondere die Frage im Zentrum, wie wir unsere Arbeit und unsere Abläufe besser machen können – für die Mitarbeitenden selbst, aber ebenso für die Menschen, die mit uns in Berührung kommen. Um mit einer hohen Nutzendenzentrierung hierauf sehr konkrete Antworten zu finden, unabhängig von Hierarchien, Laufbahnen und Referatsgrenzen, hat sich agiles Arbeiten für uns sehr bewährt.
Interdisziplinäres, ergebnisoffenes Arbeiten, wie soll das in Verwaltungsstrukturen funktionieren?
Tatsächlich funktioniert das sehr gut, manche würden vielleicht sagen überraschend gut. Wir teilen ja zunächst einmal das Interesse daran, ein Thema, ein Produkt voranbringen zu wollen. Die Möglichkeit, die eigene Perspektive und Erfahrung einzubringen begeistert viele Kolleg*innen bei uns.
Ganz konkret heißt das etwa: Wir bringen Kolleg*innen zu einem bestimmten Thema in Workshops zusammen, ermuntern zum Perspektivwechsel, entwickeln gemeinsam Handlungsmöglichkeiten, probieren Lösungen im geschützten Raum aus, verwerfen manche und setzen andere dann breit um. Auf diese Weise arbeiten wir zurzeit etwa daran, wie wir die Verwaltungsabläufe im Asylverfahren optimieren können, mit der Expertise der Kolleg*innen im Mittelpunkt, die jeden Tag in diesen Abläufen arbeiten.
Agilität ist doch nur ein Trend. Bis das in der öffentlichen Verwaltung umgesetzt ist, ist der längst wieder vorbei.
Behörden verändern sich – und das nicht erst heute. Agile Arbeitsmethoden sind bereits in vielen Einrichtungen der Verwaltung angekommen, manche haben entsprechende Einheiten institutionalisiert, wie wir z.B. mit unserem BAMF internen I-LAB.
Aber Agilität in Behörden ist kein Selbstzweck, wir arbeiten nicht agil und partizipativ, weil wir gerne mit bunten Legosteinen spielen, sondern weil wir dort, wo wir agil arbeiten können, Vorteile davon haben, weil wir das Know-how der Mitarbeitenden bei der Gestaltung unserer Arbeitsabläufe besser einbeziehen können, Teams ihre Zusammenarbeit optimieren und ihr Arbeitsumfeld mitgestalten können. Agile Frameworks müssen ja nicht immer als Komplettpaket umgesetzt werden. Oft reichen Teilaspekte, die relativ einfach umgesetzt werden können und Wirkung entfalten.
Agilität bedeutet Chaos und Planlosigkeit – bunte Zettel kleben hat nichts mit hoheitlichen Aufgaben zu tun.
Agile Methoden erfordern schon ein Stück weit die Offenheit, nicht alle Arbeitsschritte vorab planen zu können. Aber gerade für komplizierte oder komplexe Herausforderungen eignet sich das iterative Vor-gehen sehr, um diese besser bewältigen zu können.
Agilität ist was für Startup Schnellboote – nicht für Verwaltungstanker.
Tanker haben auch Vorteile. Sie kentern nicht so einfach. Sie sind nicht so schnell, aber immer in Bewegung. Mein Zwischenfazit: Agile Prinzipien und Behörden passen absolut zusammen, aber es gibt kein “one size fits all” und darum gehört dazu auch der ehrliche Blick darauf, in welchen Arbeitsfeldern sich andere Methoden besser eignen. Für uns hat sich diese Methodenvielfalt bewährt, um uns und unsere Arbeit weiterzuentwickeln.
Katrin Hirseland arbeitet seit über 20 Jahren im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. Als Vizepräsidentin verantwortet sie u.a. den Bereich Digitalisierung, die Zentralabteilung, den Bereich Dublinverfahren, Geschäftsprozesse Asylbereich und die rund 50 Außenstellen des BAMF, in denen Asylverfahren durchgeführt und Integrationsförderung koordiniert werden.
