Wie wir agiles und klassisches Projektvorgehen miteinander kombiniert haben
Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung ist vom Föderalismus geprägt. Unterschiedliche Betreiber*innen und Plattformen führen oft zu Insellösungen, die nur schlecht auf andere Anwendungsfälle übertragbar sind. Mit KERN entsteht ein offener UX-Standard. Offen, weil er Open Source und technologieabhängig ist und von der Community gestaltet wird. Mit drei Säulen macht der KERN UX-Standard Ländern und Kommunen ein Angebot, digitale Lösungen nutzer*innenzentriert, effizient und vor allem barrierefrei zu entwickeln. Redundanzen und damit Entwicklungskosten werden reduziert. Für die Endnutzer*innen entstehen gut nutzbare Anwendungen mit hohem Wiedererkennungswert trotz weiterhin möglicher Individualität. Dies führt zu Zufriedenheit und Vertrauen in den digitalen Staat
Für uns stand schnell fest: Unser Produkt selbst, also den KERN UX-Standard, möchten wir nach unseren eigenen Maßstäben entwickeln: Community- und bedürfnisorientiert. Dazu gehört ein agiles Projektsetting nach SCRUM, Prinzipien wie „working the open“, also dem ständigen Teilen von Arbeitsständen sowie das Lernen von schnellem Feedback.
Das Ganze passiert aber im Kontext der öffentlichen Verwaltung, mit all den Strukturen, die uns allen bekannt sind. Wie also schaffen wir es, die neuen, agilen Arbeitsweisen im alten Korsett zu leben? Wie kombinieren wir das Beste aus beiden Welten?
Wir haben uns das folgende Projektsetting gegeben und machen damit sehr gute Erfahrungen.
Innerhalb des Projektteams arbeiten wir nach SCRUM. In dreiwöchigen Sprint-Zyklen arbeitet das interdisziplinäre Team vollständig selbstorganisiert. Wir nutzen die klassischen SCRUM-Formate Refinement, Planning, Review und Retro, haben sie aber an unsere Bedürfnisse angepasst. Das Daily findet beispielweise nur an zwei Tagen pro Woche für je 15 Minuten statt. Zudem haben wir einen communitybasierten Ansatz gewählt, um das Produkt „UX-Standard“ möglichst gut an die Bedürfnisse der Nutzenden anzupassen. Diese enge Zusammenarbeit mit der Community trägt dazu bei, dass die Lösungen von KERN den Nutzenden einen wirklichen Nutzen bringen.
Mit diesen Strukturen sind wir sehr flexibel, können uns in einem dynamischen und komplexen Umfeld an sich ändernde Rahmenbedingungen, Bedürfnisse und neue Herausforderungen anpassen.
Das ist aber das Gegenteil von dem, was Auftraggebende eigentlich brauchen: Sie wollen Sicherheit und wissen, welchen Projektnutzen sie für wie viel Geld erwarten können.
Wir haben deshalb den agilen Ansatz durch klassische Strukturen ergänzt: in einem klassischen Lenkungssauschuss werden die Auftraggeber quartalsweise über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten und können strategische Entscheidungen treffen. Quartalsberichte und ein strategisches Risikomanagement helfen ihnen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Diese klassischen Elemente sorgen für Sorgfalt, Struktur und Stabilität im Projekt.
Durch die Kombination dieser beiden Welten – der agilen Flexibilität und der klassischen Struktur – sind wir in der Lage, das Projekt effektiv zu steuern. Sie hilft uns schnell auf Veränderungen zu reagieren, ohne dabei den Überblick über langfristige Ziele und Risiken zu verlieren.
Was es dafür braucht?
– Vertrauen: Das Vorgehen erfordert ein hohes Maß an Vertrauen der Aufraggeber*innen. Sie müssen sich auf einen Prozess einlassen, in dem am Anfang nicht genau vorhergesagt werden kann, was am Ende dabei herauskommt. Agil eben.
– Kompetenz: Ihr solltet unbedingt darauf achten, Kompetenz zu agilem Projektmanagement und User-Experience in eurem Projektteam aufzubauen. Ist es in eurem Team nicht vorhanden und könnt ihr sie euch nicht extern dazukaufen, eignet sie euch an!
– Mut: In den vorhanden administrativen Strukturen, dem föderalen Dschungel und den vielen vertikalen Strukturen, erfordert es Mut, neue Wege zu gehen, Dinge anders zu machen, auszuprobieren. Auch wenn es manchmal Überwindung braucht, es lohnt sich.
Robin Pfaff ist Projektleiter in der Staatskanzlei Schleswig-Holstein und verantwortet dort das Projekt KERN, den offenen UX-Standard für die deutsche Verwaltung. Er setzt sich mit KERN für einen einfachen und intuitiven digitalen Staat ein.
