SAFe geht‘s voran!

Agiles Arbeiten mit dem agilen Framework SAFe im behördlichen Umfeld

Als nationale Agentur für Digitale Medizin trägt die gematik die Gesamtverantwortung für die Telematikinfrastruktur, die als zentrale Plattform das deutsche Gesundheitssystem vernetzt. Unsere aus Patient*innensicht bekanntesten und vieldiskutierten Produkte kennst du bestimmt auch: das E-Rezept und die elektronische Patientenakte.

Um dieser vielfältigen Verantwortung auf funktionaler und prozessualer Ebene gerecht zu werden, nutzen wir seit 2018 die beiden Frameworks für agiles Arbeiten, Scrum und SAFe. Damit begann für uns eine Reise, die nicht nur Strukturen und Prozesse „zum Fließen“ brachte, sondern uns als Menschen und unserer Arbeitskultur einen Wachstumsschub brachte, der gerade nochmal so richtig Fahrt aufnimmt. Freude macht dabei vor allem unsere Kernkenntnis: Nur zusammen geht es in einer diversen und interdependenten Welt voran.

Bereits seit 2005 war es Aufgabe der gematik, das Gesundheitswesen in Deutschland zu digitalisieren. Nach allen Regeln des klassischen Projektmanagements wurden Services erdacht, produziert und ins Feld gebracht. Unsere Kernprodukte: Gesetzeskonforme Spezifikationen für Soft- und Hardware, Tests und Abnahmeprozesse. Alles geschah gründlich und gewissenhaft. Doch die Zeiten änderten sich.

1. Initiale Phase: 2016/2017
   Als die Umsetzungsaufträge aus der Industrie, vom Gesetzgeber und der Gesellschaft zunahmen und mit ihr die raschen Erfolgserwartungen, geriet dieses funktionale Nebeneinander an seine Grenzen. 
   Die gematik erkannte die Notwendigkeit für Veränderungen im Projektmanagement und begann, sich für agile Methoden zu interessieren. Wir durchsuchten den Markt nach geeigneten agilen Frameworks und liebäugelten mit der „Agilisierung“ erster Teams. Klar war: So geht es nicht weiter. Aber die Angst vor dem großen Sprung war allgegenwärtig.
2. Experimentierphase: 2017 – 2019
   Dennoch begannen wir langsam, die Kolleg*innen aus der Linienverantwortung herauszulösen und kleine Produktteams zu bilden: Klarer Fokus, einheitliche Arbeitsweise, gemeinsame Arbeitsvereinbarungen und eine verbindende Leidenschaft (Alignment): Manche Teams wählten Kanban, manche Scrum. Ziel war es, die Nutzer*innen in den Blick unserer Arbeit zu rücken, sie zu verstehen und in unsere Arbeit einzubeziehen. Wir wollten in kürzerer Zeit echten Mehrwert schaffen, mehr lernen, mögliche Überlasten sichtbar machen und eine grundsätzliche Komplexität in den Griff bekommen. Die ersten externen Coaches kamen mit an Board.
3. Skalierungsphase: 2020 – 2023
   Schon bald nach Gründung der ersten Produktteams, umfangreichen Schulungen und der Begleitung der Teams durch Agile Coaches wurden die ersten Erfolge sichtbar:

• Neue Kundenzentrierung
  Unsere Kolleg*innen begannen, den intensiven Austausch mit Nutzergruppen im „Draußen“ zu suchen und vertieften so ihr Verständnis für das, was wir im Gesundheitswesen wirklich brauchen.
• Kollaboration extern
  Wir suchten die Zusammenarbeit mit der Industrie, Anbietern, Betreibern, Kassen, Primärsystemherstellern in vielfältigen Formaten und begannen, die Vorzüge von echter Co-Kreation und Kollaboration zu entdecken.
• Neues Selbstbewusstsein
  Nach und nach entwickelten unsere Teams ein neues Selbstverständnis und nutzten den Raum, um Ideen voranzutreiben und mit unseren Partnern Lösungen zu entwickeln.
• Neue Transparenz und neue Ehrlichkeit
  Das wohl Herausforderndste für uns war die einhergehende gewonnene Transparenz und die notwendige Ehrlichkeit: Was können wir wirklich schaffen? Wo haben wir weder genug Fähigkeiten noch geeignete Kolleg*innen? Trotz aller Herausforderungen zeigte sich, dass Agilität wirkt, und so suchten wir nach einer Möglichkeit, die einzelnen Teams miteinander in Verbindung zu bringen. Vorbild für diese Skalierung agiler Arbeitsweisen waren Unternehmen, denen es gelang, auch orts- und zeitunabhängig interdependente Teams miteinander planen und produzieren zu lassen. Das Framework SAFe bot uns mit seinen prozessualen und strukturellen Prinzipien hier eine nützliche Option, um eine strukturierte und skalierbare Implementierung agiler Prinzipien zu ermöglichen und ein echtes Miteinander auch intern leben zu können.
• Kollaboration intern
  Wir arbeiten an den Dingen und nicht die einzelnen Bereiche/Fachspezialisten, bspw. ist der Test von Anfang an dabei, weil er Teil eines Teams ist. Durch das gemeinsame Planen wissen wir, was die anderen Teams tun und können priorisieren.

4. Institutionalisierungsphase: seit 2024

Sechs Jahre nach dem Aufbruch in eine nutzungsorientierte Arbeitsweise steht uns mit der Verabschiedung des Gesetzes der gematik als Digitalagentur nicht nur ein neues Selbstverständnis und eine neue Aufgabe im Gesamtfeld bevor: Wir halten zugleich Rückschau auf die Veränderungen, die mit der Agilität als integralem Bestandteil der Unternehmenskultur und –struktur einhergingen. Wurden agile Werte und Prinzipien wirklich fest in den Arbeitsweisen verankert, und können SAFe, Scrum und Kanban als Referenzmodell für die gesamte Organisation gelten?

• Kulturelle Widerstände:
  Die Einführung agiler Arbeitsweisen stellt unser Selbstverständnis als Agentur immer wieder in Frage: Was ist eigentlich wirklich unsere Aufgabe und wie gelingt in einem behördlichem Umfeld mit festen Zeitplänen, vorgegebenen Funktionsumfängen und oft determinierten Budgets agiles Arbeiten? Wie gelingen Ausschreibungen und die Zusammenarbeit mit externen Partnern?
• Integration mit bestehenden Prozessen:
  Vor allem die Kombination von agilen Prozessen, linearen Strukturen und einem diversen, oft hierarchischen und bürokratischen Umfeld ist herausfordernd und zwingt uns immer wieder dazu, uns im Spannungsfeld zwischen Stabilität und permanenter Anpassung zu orientieren: Wann haben wir die Phase des Lernens (Shu) endlich durchschritten, können uns loslösen (ha) und dürfen die Regeln überschreiten (Ri)?
• Komplexität der Veränderung:
  Klar ist: Die Einführung von SAFe ist keine einfache Aufgabe und erfordert eine umfassende organisatorische Transformation, die jedoch Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Sie benötigt das Verständnis von agiler Führung / Facilitation und die Rückendeckung durch die Führung, eine umfassende Kommunikation und eine nachhaltige Schulung für alle Kolleg*innen. Veränderungen sollten in kleinen, dann aber eben auch konsequenten Schritten durchgeführt werden, um nicht „im Niemandsland zu sterben“. Und niemand sollte das Gefühl haben, zurückgelassen zu werden. Das kann besonders vorantreibende Kolleg*innen reizen und nerven: „Wann ist die Arbeit am System endlich zu Ende und wann können wir wieder mit der Arbeit mit dem System für die Services und Produkte beginnen?“

Was die Zukunft bringt, weiß niemand.

SAFe ist jedoch für uns: Der Weg dorthin ist einer des WIRs und der Heterogenität: Lernen, Offenheit in Resilienz, Achtsamkeit und Leidenschaft sind die Grundlagen für eine gelingende Reise, die „barfuss“ und „Schritt für Schritt“ vonstatten geht und ihren Wert bereits im „Gehen“ entfaltet.

Sven Schlebes ist einer von 13 Agile Coaches bei der gematik und betreut das Team E-Rezept.