Wie die Fachstelle rehapro bei der DRV KBS agiles Arbeiten vorantreibt
Die Fachstelle rehapro ist Vorreiter in Sachen agiles Arbeiten bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS). Anke Dargel, Leiterin der Fachstelle, erklärt im Gespräch mit Anna-Maria Mattuschka, Nachwuchskraft bei der DRV KBS, wie es dazu kam und wie man den Wandel der Verwaltung aktiv mitgestalten kann.
„Agiles Arbeiten“ und „Verwaltung“ erschien mir immer ein Gegensatz. Insbesondere, wenn man seine Ausbildung in der Verwaltung absolviert und in strengen Hierarchien gearbeitet hat, kann man sich kaum vorstellen, dass es auch anders geht. Gewünscht habe ich mir nach meinem dualen Studium des Sozialversicherungsrechts einen Job, mit freien, kreativen und eigenständigen Arbeitsweisen. Eigentlich alles andere als typische Verwaltungstätigkeit. Die Frage ist: Funktioniert agiles Arbeiten im klassischen Verwaltungskontext?
Ja, agiles Arbeiten kann auch im klassischen Verwaltungskontext funktionieren, obwohl es zunächst vielleicht als Gegensatz erscheint. Agile Methoden und Prinzipien gingen ursprünglich aus der Softwareentwicklung hervor, haben sich jedoch inzwischen auf viele andere Branchen, einschließlich der Verwaltung, ausgedehnt.
Die Anwendung agiler Prinzipien in der Verwaltung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Verwaltungsaufgaben, die organisatorische Kultur und die Bereitschaft zur Veränderung. Häufig braucht es einen kulturellen Wandel und Mut, Dinge auszuprobieren.
Durch die Implementierung agiler Prinzipien konnten wir in der Fachstelle rehapro Prozesse optimieren, die Zusammenarbeit innerhalb des Teams stärken und eine größere Flexibilität bei der Bewältigung von Herausforderungen erreichen.
Wir möchten andere Behörden ermutigen, diesen Weg ebenfalls zu gehen.
Die Fachstelle rehapro ist Vorreiter in Sachen agiles Arbeiten bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS). Wie kam es dazu?
Als ich 2017 beauftragt wurde, die Fachstelle rehapro aufzubauen, stand ich im wahrsten Sinne des Wortes vor leeren Büros. Mit einem kleinen Team haben wir eine Organisationsstruktur entwickelt und interne Prozesse aufgebaut. Das war eine Mammutaufgabe. Es war aber auch die Chance, Dinge einmal anders anzugehen.
Die Fachstelle rehapro administriert das Bundesprogramm rehapro im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Das BMAS ist selbst an vielen Stellen Vorreiter für neue Formen der Arbeit und hat uns beim organisatorischen Aufbau der Fachstelle entsprechend viele Freiräume gelassen.
Was die Anwendung agiler Prinzipien und Methoden angeht, haben wir zunächst klein angefangen, neue Meetingformate ausprobiert und ein Kanban-Board eingeführt. Schrittweise haben wir die agilen Elemente ausgeweitet.
Mir ist es wichtig, eine Vertrauens- und Lernkultur zu schaffen, in der sich jede*r einbringen kann. So hat sich in den vergangenen Jahren ein tolles Team aus engagierten und motivierten Mitarbeitenden entwickelt. Der Erfolg der Fachstelle entstand also aus dem gemeinsamen Einsatz und der Überzeugung, dass wir den Wandel in der Verwaltung aktiv mitgestalten wollen.
Welche agilen Methoden und Instrumente nutzt die Fachstelle?
Wir nutzen eine Vielzahl agiler Methoden und Instrumente, wie Objective and Key Results als Zielmanagementmethode, Kanban zur Visualisierung und Steuerung bestimmter Arbeitsabläufe und verschiedene Meetingformate wie All-hands-Meetings zur Kommunikation in der gesamten Fachstelle, Daily Stand-ups für kurze Updates und Fragen oder unser digiTalent, zur Wissenserweiterung im Team. Außerdem nutzen wir Retrospektiven und andere Methoden, hinterfragen regelmäßig unsere Annahmen und Kontexte, um kontinuierlich zu lernen und uns weiterzuentwickeln.
Im letzten Jahr hast du bei der DRV KBS die Ausbildung von 16 agilen Coaches initiiert. Du selbst hast dich auch ausbilden lassen. Was macht ein agiler Coach und wie können agile Coaches die Transformation der Verwaltung unterstützen?
Agile Coaches unterstützen bei der Einführung und Umsetzung agiler Prinzipien und Methoden. Wir bieten Workshops und Beratungen für interessierte Bereiche innerhalb der DRV KBS an. Ziel ist es, aus kleinen agilen Inseln, zu denen auch die Fachstelle gehört, einen agilen Kontinent zu machen. Denn wir müssen bereichsübergreifend zusammenarbeiten und lösungsorientiert vorgehen, um gemeinsam erfolgreich zu sein. Neben der Vermittlung von agilen Methoden unterstützen die agilen Coaches auch den Kulturwandel.
Gerade als junge Nachwuchskraft ist es manchmal schwierig neue Ideen und Ansätze einzubringen. Was kann ich als Nachwuchskraft dennoch tun?
Als junge Nachwuchskraft kann es eine Herausforderung sein, neue Ansätze in eine traditionelle Organisation einzubringen. Sei proaktiv und suche aktiv nach Gelegenheiten, um deine Ideen zu präsentieren und dich einzubringen. Hab Mut und sei beharrlich, wenn du von etwas überzeugt bist. Außerdem ist der Aufbau eines Netzwerks sehr wichtig, intern, aber auch z.B. über LinkedIn. Ein Netzwerk mit gleichen Visionen und Vorstellungen kann viele inspirierende und spannende Beziehungen hervorbringen.
Was wünschst du dir für die Zukunft der Verwaltung?
Ich wünsche ich mir eine Transformation, die es uns ermöglicht, flexibler und effizienter auf aktuelle und künftige Herausforderungen zu reagieren. Dazu gehört der demografische aber auch der digitale Wandel. Ich wünsche mir Mut, neue Ansätze auszuprobieren und Fehler als Teil des Lernprozesses zu akzeptieren. Wir brauchen dafür einen neuen Blick auf Führung. Wir müssen die Mitarbeitenden ermächtigen, Entscheidungen zu treffen und Selbstverantwortung zu übernehmen.
Das kann keine Behörde alleine, daher wünsche ich mir eine gemeinsame Lernreise. Im Podcast mit Ramona Rekers „Proud to Be Public Sector“ sprechen wir mit Vorantreiber*innen und Rolemodels in der öffentlichen Verwaltung, identifizieren Best Practices und setzen Impulse zur Weiterentwicklung des Öffentlichen Dienstes. Ich wünsche mir, dass wir es schaffen, traditionelle Denkmuster zu überwinden und eine Karriere in der öffentlichen Verwaltung attraktiver zu machen – gerade für junge Nachwuchskräfte.
Das Gespräch führte Anna-Maria Mattuschka, Nachwuchskraft bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Sie ist jüngste Mitarbeiterin der Fachstelle rehapro und seit Herbst 2023 dort als Junior Fördermittelmanagerin tätig.
Anke Dargel ist ein echtes Verwaltungsgewächs. Seit ihrem dualen Studium bei der DRV KBS hat sie in verschiedenen Bereichen des Verbunds gearbeitet. Dabei hat sie den Blick nach außen nie verloren und setzt in ihrer Funktion als Leiterin der Fachstelle rehapro und Agile Coachin wichtige Impulse zur Transformation der öffentlichen Verwaltung.
