Konzept: Das letzte Jahrzehnt war eine Zeit zahlreicher und großer Veränderungen im Standesamt Wiesbaden. Im Jahr 2012 klackerten noch fleißig in dem ein oder anderen Büro die Schreibmaschinen. Heutzutage erfolgt die Anmeldung der Eheschließung in einem Pilotprojekt mittels VideoIdent. Arbeitsweisen und Arbeitsumgebungen wurden verändert und umgestaltet, der Servicegedanke rückte in den Vordergrund und erste Dienstleistungen wurden modernisiert und digitalisiert. Doch eine ganz spezielle Veränderung hat den meisten Einfluss auf den Arbeitsalltag im Standesamt ausgeübt: Die Etablierung eines Nachwuchskräfteprojektes.
Das sogenannte „TeamOnlineRathaus“, das bereits 2009 seine erste Testphase hatte, fand seinen Weg ins Standesamt und ist heute nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Ins Leben gerufen durch die ehemalige Leiterin des Standesamtes Monika Rubbel, mittlerweile in zweiter Generation von Jan Klumb und Edwin Meier fortgeführt – stellt das „TeamOnlineRathaus“ – kurz ToR – eine besondere Kooperation zwischen Standesamt und Personalamt. Im Laufe eines Jahres befinden sich bis zu 40 Nachwuchskräfte im Nachwuchskräfteprojekt: Auszubildende, Inspektoranwärter*innen, Rechtsreferendare, Fachoberschüler*innen oder Schülerpraktikant*innen. Sie bilden gemeinsam ein interdisziplinäres Team. Zeitweise sind bis zu 15 Nachwuchskräfte gleichzeitig im alten Rathaus, wo das Standesamt in Wiesbaden beheimatet ist, im Einsatz. Im Gegenzug sorgt das Standesamt für einen zukunftsorientierten Praktikumsabschnitt, in dem eigenständiges Arbeiten, Projekte und die Themen E-Government und Digitalisierung allgegenwärtig sind.
Die Nachwuchskräfte, auch kurz „ToRs“ genannt, arbeiten hierbei in den verschiedensten Bereichen der Abteilung Standesamt und Bürgerbüro der Landeshauptstadt Wiesbaden.
Im ersten Moment klingt das nach einer enormen Mehrbelastung für das Standesamt. Wie betreut man bis zu 15 Nachwuchskräfte gleichzeitig, ohne dass die eigentliche Arbeit liegen bleibt? Vor allem wenn die Anzahl der Standesbeamt*innen nur kaum über der Anzahl der Auszubildenden liegt?
Während es am Anfang des Projektes „ToR“ sicher noch an der einen oder anderen Stelle hakte, ist es mittlerweile ein Selbstläufer.
Die Einarbeitung findet untereinander statt. Die „alten Hasen“ unter den Nachwuchskräften geben ihre Erfahrungen an die neuen Mitglieder des Teams weiter und geben ihnen die nötige Starthilfe. Nach nur wenigen Minuten sind die ToRs Teil des Alltagsgeschäfts im Standesamt. Das Projekt setzt auf selbständige Arbeit und “learning by doing“. Zusätzlich erleichtern sogenannte „Readmes“ – kurze Anleitungen mit Bildern – den Einstieg in die verschiedenen Fachbereiche. Hierbei sind alle Prozesse dokumentiert und visualisiert. Das können klassische Beschreibungen sein, aber auch Plakate, kleine Aufsteller mit Inhalten oder auch Erklärvideos.
Der Urkundenservice des Standesamtes wird fast ausschließlich von ToRs betrieben, organisiert und verwaltet. Sie beraten die Bürger*innen am Telefon sowie am Schalter und bearbeiten Kirchenaustritte und Bestellungen von Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden. Urkundenbestellungen, welche über das Bürgerservice-Portal eingehen, werden ebenfalls von den ToRs bearbeitet. Auch in den Bereichen der „Geburtsanmeldung“, der „Eheschließung“ oder im „Bürgerbüro“ sind die ToRs zu finden und fester Bestandteil der Fachbereiche.
Ein wichtiger Bestandteil des „ToR“-Projekts ist, dass keine Unterscheidung zwischen den Kolleg*innen und den Nachwuchskräften gemacht wird. Alle sind hierarchiefrei im Team zu sehen. Neben der Arbeit in den Fachbereichen ist die Projektarbeit ein wichtiger Baustein der Zukunftssicherung und der Optimierung der Kundenorientierung.
Alle zwei Wochen findet ein gemeinsamer „Jour fixe“ statt. Hier stellen alle ToRs ihre Projekte und aktuellen Aufgaben vor, besprechen die nächsten Schritte, teilen ihre Erfahrungen und berichten über Erfolge und auch Misserfolge. Dies sorgt für Transparenz und alle im Team wissen Bescheid was im anderen Fachbereich läuft.
Eigener Raum für Kreativität und Innovation
Ende des Jahres 2020 fand ein besonderes Projekt des „TeamOnlineRathaus“ statt: Die Neugestaltung des Projektzimmers im 2. OG des alten Rathauses. Denn die ToRs arbeiten nicht nur im Fachbereich, sondern auch in ihrem eigenen Projektzimmer. Durch das Förderprojekt „Starke Heimat“ des Landes konnten neue, innovative Möbel angeschafft werden, welche in wenigen Minuten von einem Schreibtisch in eine Tribüne oder in einen Hochtisch umgebaut werden können. Ein mobiles, digitales Whiteboard sorgt für weitere Möglichkeiten der Projektarbeit oder Präsentation. Luftreinigende Bepflanzungen runden das Konzept ab. Hier können die Nachwuchskräfte agil und modern arbeiten, sich in Projektgruppen zusammenfinden oder auch einfach herunterkommen und Pause machen. Der „Jour fixe“ wird nach Ende der Pandemie auch hier stattfinden.
Neben einem kreativ gestalteten Raum sorgen vor allem auch die vielfältigen und kreativen Aufgaben im ToR-Projekt für eine abwechslungsreiche Zeit im Praktikum. Die Entwicklung und Gestaltung von neuen Arbeitsinstrumenten, das Konzipieren und Aufnehmen eines Podcasts oder auch erste Erfahrungen mit dem 3D-Drucker gehören sicher nicht zu den klassischen Vorstellungen von der Arbeit in der Verwaltung, sind im ToR-Projekt jedoch fester Bestandteil.
Innovation und Digitalisierung
Bis Ende des Jahres 2022 sollen 575 Dienstleistungen in der Verwaltung online zur Verfügung stehen. Doch der Weg dorthin ist weit. Junge Menschen sind in besonderer Weise von der Digitalisierung betroffen. Sie kennen die Chancen und Risiken digitaler und innovativer Medien und sehen die Verwaltung und deren Arbeitsweise von einem anderen Standpunkt aus.
Gerade dieser Ansatz lässt neue Dienstleistungen, Beschreibungen oder Ideen gemeinsam umsetzen und modern gestalten. Hierbei entstehen Ideen zur modernen Verwaltung, wie der bereits erwähnte Podcast oder auch spannende Erklärvideos, die langweilige Beschreibungen ersetzen sollen.
Ziele
Durch das Nachwuchskräfteprojekt wird eine zeitgemäße, zukunftsorientierte Ausbildung für unsere Nachwuchskräfte gewährleistet. Diese Generation stellt das Personal der Zukunft. Sie wird künftig Sachbearbeitung, Steuerung, Führung und Verantwortung in der Verwaltung übernehmen. Für die Herausforderungen der nächsten Generationen sind zukunftsweisende Qualifikationen zu vermitteln. Der Ausbildungsabschnitt im ToR-Projekt nutzt das kreative Potenzial und das fachliche Technikwissen der jungen Generation. Seit Etablierung haben knapp 1.000 Nachwuchskräfte das Projekt durchlaufen.
Jan Klumb leitet die Sachgebiete Standesamtsbetrieb und Bürgerbüro FrontOffice und leitet das Nachwuchskräfteprojekt „Team OnlineRathaus“. Dort entstaubt er gemeinsam mit den Kolleg*innen und Nachwuchskräften die Amtsstube. Ehrenamtlich ist er Mitglied des NExT e.V. und NExTcamp-Koordinator.
Edwin Meier ist Standesbeamter, im Bereich Finanzen, OZG und Innovation des Standesamtes Wiesbaden eingesetzt, aber auch mitverantwortlich im Nachwuchskräfteprojekt „Team OnlineRathaus“. In seiner Freizeit spielt er Saxophon und American Football.
