Externes Wissensmanagement zwischen Segen, Vertragsbruch und Sicherheitsüberprüfungen
Der Einsatz von internen und externen Berater*innen in Projekten der öffentlichen Verwaltung ist gegenwärtig weit verbreitet – und notwendig. Denn zwischen demografischem Wandel, gesteigerter Nachfrage nach attraktiven Arbeitsplätzen und übergreifendem Fachkräftemangel wird der Ruf nach Veränderung in der Verwaltung seit Jahren immer lauter.
Interne und externe Berater*innen werden also gebraucht. Die Vor- und Nachteile ihres Involvements werden dennoch leidenschaftlich diskutiert. Vor allem aufgrund ihrer breiten Expertise werden sie häufig in Projekten der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Berater*innen werden dabei nicht als „erweiterte Werkbank der Verwaltung“, sondern vielmehr als punktuelle Unterstützung mit Expert*innenwissen betrachtet, so die Annahme.
Doch wie nutzen sie ihr erworbenes Wissen und ihre Erfahrung aus dem Projektkontext in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nach?
Für viele Berater*innen bedeutet die tägliche Arbeit in den Projekten der öffentlichen Verwaltung neben der fachlichen auch eine besondere kulturelle Erfahrung. Nicht jede*r von ihnen hat einen fachlichen Hintergrund, der die Arbeitswelt der öffentlichen Verwaltung spiegelt. Ihr interdisziplinäres Know-how hingegen wird in den Projekten dringend benötigt. Für viele Berufseinsteiger*innen ist die Berater*innentätigkeit auf den ersten Blick oft nicht die offensichtlichste Joboption – doch sie schwärmen von epischen Lernkurven, dem Nervenkitzel, komplexe Aufgaben zu lösen oder der persönlichen Weiterentwicklung über den Tellerrand einzelner Projekte hinaus. Ihr hierbei erworbenes Wissen macht Berater*innen als professionelle und fachliche Ressource im Projektalltag auch für die öffentliche Verwaltung interessant. Gleichwohl bewegen sie sich in einem Spannungsfeld zwischen Wissen und dessen Nachnutzung (Reuse) im Projektalltag. Die Erfahrung zeigt: Es kann klar unterschieden werden, welches Wissen weitergegeben und nachgenutzt werden kann und darf. So unterscheidet man zwischen explizitem und implizitem Wissen:
Explizites Wissen beschriebt „kodiertes“ Wissen, das sich in Datensätzen, Dokumenten, Anweisungen und Anleitungen wiederfindet. Dieses Wissen ist zumeist zentrales Projektwissen. Dessen Weitergabe und Wiederverwendung ist in Verträgen zwischen den Beratungsunternehmen und Behörden stark reglementiert oder wird strikt untersagt. Teils werden Berater*innen zuvor auf ihren persönlichen Hintergrund überprüft, um sicherzustellen, dass auf bestehendes, explizites Wissen der Projekte in der öffentlichen Verwaltung zugegriffen werden kann und darf.
Hingegen handelt es sich bei implizitem Wissen um eindeutig „personengebundenes“ Wissen, das die individuell gemachten Erfahrungen, das Know-how, das erlernte Wissen zum Methodeneinsatz zur Lösungsfindung von komplexen Aufgaben, sowie die eigene Intuition widerspiegelt. Die durch Berater*innen durchgeführten Aufgaben und Tätigkeiten weisen dabei hohe implizite Wissensanteile auf, die zur Nachnutzung (Reuse) in späteren Projekteinsätzen dienlich sind. So sind kreative, planerische oder konzeptionelle Tätigkeiten, die Lösungsentwicklung, der Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen und Ansprechpartner*innen in Organisationen, das Management komplexer Abläufe in nicht-standardisierten oder linienbasierten Tätigkeiten, sowie die Einschätzung von Verhaltensweisen im Projektkontext zentrale Tätigkeiten im Beratungsalltag. Weiß ein*e Berater*in beispielsweise, an welcher Stelle eine entsprechende Information oder Genehmigung einzuholen ist, kann das die Laufzeit eines Projekts massiv beeinflussen.
Der Fokus auf die Erlangung von implizitem Wissen steht für viele Beratungsunternehmen im Mittelpunkt ihrer Unternehmensphilosophie, doch kollidiert sie zumeist mit der Wirklichkeit im Projektalltag. So werden Berater*innen in Projekten oft nur kurzfristig eingesetzt und rotiert, wodurch zum einen die Gefahr des Wissensverlusts entstehen kann. Zum anderen wird auf diese Weise sichergestellt, dass Mitarbeiter*innen in den Verwaltungen die zentralen Wissensträger*innen bleiben.
Wichtig ist also, dass implizites Wissen in den Projekten der öffentlichen Verwaltung durch Explizierung (unter anderem durch Beschreibung, Dokumentation, Visualisierung) oder auch durch Demonstration (Vormachen) übertragen wird. Erfolgt diese Übertragung von Wissen nicht im ausreichenden Maße und wird diese nicht ausreichend durch die Verwaltung in durch Berater*innen durchgeführten Projekten eingefordert, so kann das als Projektrisiko wahrgenommen werden. Eine vermeintliche Personalisierung des Berater*inneneinsatzes gegenüber der Auswahl aufgrund von Erfahrungen und Wissen kann diesem Risiko entgegenwirken.
Der Einsatz von Berater*innen, die ihr implizites Wissen im Projektalltag adäquat einbringen und das Projekt sowie die Verwaltungsmitarbeiter*innen bei ihrer Arbeit unterstützen, ist unter der Verpflichtung zur Übertragung von im Projekt gemachten implizitem Wissen somit von besonderer Bedeutung. Nur auf Grundlage dieses Verständnisses ist eine sichere Wiederverwendung von Wissen (Reuse) überhaupt erst möglich.
Florian Lemke, M.Sc. Eng., ist Management IT-Consultant bei moysies & partners in Berlin und promoviert zu Zukunftsthemen des eGovernment in Deutschland, der EU und Asien. Als Experte für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes in Deutschland setzt er sich für eine dienstleistungsorientierte Verwaltung der Zukunft ein.
