Die Konferenz für die Transformation der Bundesverwaltung
Transformation ist eine strategisch gewollte, grundlegende und fortlaufende Veränderung, die den nicht mehr umkehrbaren Zustand einer Organisation zum Ziel hat. Transformation ist somit klar abgrenzbar von Change, einem geschlossenen Prozess mit klar definiertem Anfang und Ende. Transformation betrifft die Bundesverwaltung und den öffentlichen Sektor genauso wie die freie Wirtschaft. Führungskräfte spielen dabei eine besondere Rolle, denn sie sind Türöffner, Moderierende und Gestaltende in dieser Veränderung. Vor diesem Hintergrund trafen sich im Januar 2024 fast 60 oberste Führungskräfte aus der Bundesverwaltung zum zweiten Führungskräfte-Symposium.
Wie kann die große Aufgabe der Transformation der Bundesverwaltung umgesetzt werden?
Beim Führungskräfte-Symposium begegneten sich Staatssekretär*innen, Abteilungsleitungen und Unterabteilungsleitungen der Bundesministerien, des Bundeskanzleramts, des Bundespresseamts und der Verwaltung des Deutschen Bundestags für einen ressortübergreifenden Austausch. Das Symposium ermöglichte das Zusammenkommen, den Austausch, das Vernetzen und vor allem auch das gemeinsame Ausprobieren und Erleben von neuen Arbeitsweisen.
Die Veranstaltung stand unter dem Titel “Netzwerken, Erleben, Umsetzen”:
- Netzwerken: Vernetzung und Austausch der Führungskräfte über Ressorts und Behörden hinweg
- Erleben: Inspiration für die Zukunft bekommen, Ausprobieren und neue Erfahrungen sammeln
- Umsetzen: Zeit für Reflexion nutzen und Klarheit für die Umsetzung im eigenen Haus gewinnen
Warum sehen wir diesen Austausch als so wichtig an?
Netzwerke und Kooperationen spielen eine entscheidende Rolle bei der Transformation der Verwaltung. Verschiedene Verwaltungseinheiten, das heißt Mitarbeitende in Ministerien, Ämtern und Behörden, können ihre Expertise und ihr Wissen in Netzwerken teilen. Sie können Ideen, Erfahrungen, bewährte Praktiken austauschen und innovative Lösungen entwickeln. Vernetzung ermöglicht interdisziplinäre Zusammenarbeit. Herausforderungen in der Transformation sind komplex. Sie erfordern das Zusammenkommen von verschiedenen Fachleuten aus ganz unterschiedlichen Bereichen, mit unterschiedlichen Hintergründen und Perspektiven. Gemeinsam können interdisziplinäre Teams umfassende und effektive Lösungen finden. Schließlich ermöglichen Kooperationen und Netzwerke einen gebündelten Einsatz von Ressourcen, unerlässlich in Anbetracht der Herausforderungen, u.a. des demografischen Wandels, des Fachkräftemangels und knapper Haushaltsmittel.
Mit dem Führungskräfte-Symposium wollen wir den Netzwerkaufbau in der Bundesverwaltung zum Thema Transformation forcieren und die Vernetzungs- und Kooperationsbereitschaft der obersten Führungskräfte fördern. Durch das eigene Erleben neuer Arbeitsweisen und Methoden unterstützen wir die individuelle Veränderungsbereitschaft der Teilnehmenden. Im geschützten Raum kommen Gleichgesinnte zusammen. Durch den kollegialen Austausch und strukturierte gemeinsame Reflexion bieten wir die Möglichkeit zum kollegialen Lernen. Diese Erfahrungen, die im Arbeitsalltag der Führungskräfte meist noch keinen Raum haben, zählen zu den Schlüsselkompetenzen für die Gestaltung der notwendigen Veränderungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Transformation stellt eine unumkehrbare Veränderung dar, sie ist ein kontinuierliches Lernfeld für alle Führungskräfte – innerhalb und außerhalb der Verwaltung.
Wie machen sich die Veränderungen bemerkbar?
Wir alle spüren Veränderungen. Wir merken es daran, wie sich unsere Arbeit in den vergangenen Jahren verändert hat, wie sich die Anforderungen insbesondere auch an Führungskräfte verändert haben. Arbeit zeitgemäß und zukunftsfähig gestalten, das bezieht sich auf den Ort, die Aufgaben, die Themen, aber auch auf die Gemeinschaft, also das Team und die Zusammenarbeit.
Es geht bei diesen Veränderungen nicht nur um das Anreichern diverser Abläufe mit neuen Werkzeugen (z.B. Digitalisierung), sondern um das Herbeiführen von Musterbrüchen und Musterwechseln in einem zielgerichteten Vorgehen. Wir brauchen die Neugestaltung von Aktivitäten, Strukturen und Verhalten in gesamten Organisationen.
Die Gestaltung der Rahmenbedingungen für Transformation liegt in der Verantwortung der Führungskräfte. Das ist in den letzten Jahren weitaus komplexer und komplizierter geworden. Führungskräfte benötigen einerseits das entsprechende Wissen, andererseits den Willen, sich kontinuierlich zu informieren und weiterzuentwickeln. Gleichzeitig müssen sie auch in der Lage sein, ihre Erfahrungen und ihr Wissen weiterzugeben, Vorbilder und Mentor*innen für ihre Mitarbeitenden sein, die im Veränderungsprozess gestärkt und unterstützt werden wollen. Die Teilnehmenden des Führungskräfte-Symposiums sind diese Vorbilder, die ihre Rolle in der Transformation der Verwaltung bereits beanspruchen und stärken wollen.
Das Führungskräfte-Symposium der obersten Führungskräfte in der Bundesverwaltung machte deutlich: Es gibt einen hohen Austauschbedarf zu konkreten Ansätzen und Erfahrungen zu verschiedenen Transformationsaspekten. Dieser Raum wird benötigt, den Führungskräften aktuell jedoch nur unzureichend zur Verfügung gestellt. Es zeigt sich auch, dass ein übergreifendes Führungsverständnis und das Verständnis über die Rolle der Führungskräfte in der Transformation innerhalb der (Bundes-)Verwaltung insgesamt fehlt. Knowhow und Erfahrungswissen zu Veränderungsprozessen, neuen Formen des Arbeitens, geteilter Verantwortung und wirkungsvoller Kommunikation in der Transformation sind sehr unterschiedlich ausgeprägt.
Für die Vorbereitung des dritten Symposiums, das voraussichtlich Anfang September 2024 stattfinden wird, bedeutet dies: Durch das Feedback und vertiefenden Teilnehmenden-Interviews wollen wir die Erwartungen und Anforderungen an die Veranstaltung weiter schärfen, um die verschiedenen Bedürfnisse der Führungskräfte zielgerichtet adressieren zu können.
Netzwerken für die Transformation an einem ganz besonderen Ort
Die Villa Borsig dient für das Führungskräfte-Symposium als geschützter Ort der Begegnung, des Austauschs, des Erlebens. Sie ist heute das Gästehaus des Auswärtigen Amts und wurde zwischen 1911 und 1913 nach dem Vorbild von Schloss Sanssouci errichtet.
Der Ort steht auch für die Epoche, in der sich mit der industriellen Revolution eine der größten Transformationen der Neuzeit vollzogen hat. Eine Transformation, die unsere Gesellschaft, Wirtschaft und unseren Staat bis heute umfassend prägt. Wir können das an unserer Sprache, die auch weiterhin von Maschinen-Begriffen wie Ressourcen oder Maschinenraum geprägt ist, feststellen. Genauso wie Staat und Verwaltung im industriellen Zeitalter mit vielen neuen Herausforderungen umgehen mussten und Lösungen gefunden haben, so gilt es auch beim Führungskräfte-Symposium Lösungen im Kontext der digitalen Transformation zu finden.
Wer steht hinter dem Führungskräfte-Symposium?
Katrin Lütkemöller Shaw, Jennifer Rohde, Christian Müller und Ralf Junge-Pearl sind Expert*innen für Transformation und Neues Arbeiten, die über das Work4Germany Fellowship Programm in die Verwaltung gekommen sind. Gemeinsam konzipieren sie das Führungskräfte-Symposium und setzen die Veranstaltung mit weiteren Unterstützer*innen um. Das Symposium ist aus der Initiative des Work4Germany Jahrgangs 2022 entstanden und fand am 18. Januar 2024 zum zweiten Mal in der Villa Borsig in Berlin-Tegel statt.
Das Work4Germany Fellowship unterstützt Bundesministerien beim Auf- und Ausbau von Digital- und Transformationskompetenz. Das Programm bringt methodenstarke Expert*innen aus dem privaten Sektor mit den Verwaltungsmitarbeitenden zusammen, um im Rahmen eines sechsmonatigen Fellowship an konkreten Vorhaben anders und ergebnisorientiert zu arbeiten.
Weitere Informationen und Impressionen der Veranstaltung findet ihr hier.
Christian Müller leitet das Work4Germany-Programm beim DigitalService, GmbH des Bundes. Er ist Work4Germany Alumni 2022.
Ralf Junge-Pearl ist Senior Transformation Manager beim Digital Service, GmbH des Bundes und unterstützt das Work4Germany Programm.
Katrin Lütkemöller Shaw ist Transformations-Expertin und Referentin für den Digitalcheck im Bundesministerium der Finanzen. Sie ist Work4Germany Alumni 2022.
Jennifer Rohde verantwortet das Projekt Neues Arbeiten im Bundeskanzleramt. Sie ist Work4Germany Alumni 2021.
