Verwaltung und Agilität – zwei Wörter, die auf den ersten Blick nicht zusammen zu passen scheinen. Das könnte sich aber bald ändern, denn in der Verwaltung weht vielerorts frischer Wind, angefacht durch Menschen, die ihren Arbeitsalltag verbessern und den Wunsch einer modernen Verwaltung realisieren möchten, von Menschen wie dir.
Um andere zu überzeugen, etwas anders zu machen, braucht man eine Idee, einen Plan und Ausdauer. Wir möchten dich unterstützen loszulegen, deinen Arbeitsalltag agiler zu gestalten und dabei auch Kritiker*innen zu überzeugen.
Moderne Arbeitsweisen und agile Methoden sind gerade in den letzten Jahren zu unseren Herzensthemen geworden. Im Beratungszentrum des Bundes (BZB) lieben wir es, Bundesbehörden mit unseren Hilfestellungen zu unterstützen und zu modernisieren.
Agile Puristen müssen nun weghören, aber warum muss alles so gemacht werden, wie es im Buch steht? Eine unserer größten Erkenntnisse ist es, keine Scheu davor zu haben, etablierte Methoden auch mal durch neue Elemente anzupassen.
Wir finden, es ist wichtiger, die Essenz und Intention hinter der Vorgehensweise zu verstehen und sie dann gegebenenfalls auf die Bedürfnisse der Verwaltung oder des Bereichs anzupassen. Was ist Agilität, wenn nicht die Fähigkeit sich anzupassen?!
Da wir die agilen Puristen im vorstehenden Textabschnitt verloren haben, sind wir – die agilen Realisten – nun unter uns und können loslegen.
Wenn du erstmal dosiert vorgehen und kleinere Formate ausprobieren möchtest, dann helfen dir unsere Vorlagen im Digi‘Baukasten mit Sicherheit weiter. (Übrigens: Wenn du echte Skeptiker*innen in deinem Bereich hast, dann hilft es manchmal schon, nicht von einem agilen Besprechungsformat, sondern von einem „anderen“ Besprechungsformat zu sprechen.)
Hat sich dein Team oder Referat neu zusammengefunden oder sind in letzter Zeit viele neue Personen dazu gekommen? Dann probiert doch unser Team Canvas aus, das in Kooperation zweier agiler Spezialisten-Teams im BZB entstanden ist. Mit dem Team Canvas könnt ihr in einem Workshop eure gemeinsamen Ziele und eure favorisierte Art der Zusammenarbeit herausfinden, strukturiert festhalten und so einen soliden Grundstein für euer Vorhaben legen.
Ein anderes agiles Element ist die Retrospektive: Auch dafür haben wir einen Methodenbaustein mit Vorlagen und Anleitungen für eine einfache Anwendung und Integration in den Arbeitsalltag entwickelt. Die Retrospektive hilft euch zu reflektieren, was in eurer Zusammenarbeit gut oder nicht so gut gelaufen ist und was in Zukunft gleichbleiben oder anders werden soll. Sie unterstützt dabei, die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.
Vielleicht möchtest du einen Schritt weiter gehen und eure Arbeitsabläufe durch Kanban visualisieren oder OKR (Objectives and Key Results) zur Umsetzung strategischer Ziele einsetzen. Dann stehen dir die Methodenblätter unseres agilen Beratungsteam DIS (Digital Innovation Support) für einen ersten Überblick mit hilfreichen Tipps zur Seite.
Es ist gut, wenn dein Bereich vor der Einführung von Kanban oder OKR schon erste Erfahrungen mit agilem Arbeiten gemacht hat, denn hier geht es ans Eingemachte. Es kann dauern, bis man das Kanban Board für sich richtig eingestellt hat und an das Arbeiten mit den Elementen des Boards gewöhnt ist. Ausprobieren und Dranbleiben ist das Entscheidende!
Aktuell nehmen wir gerade bei der Einführung von OKR in der Behördenwelt einen großen Trend wahr, der auch zukünftig weiter Fahrt aufnehmen wird. Vor der Einführung von OKR solltest du allen Beteiligten klar machen, wieviel Zeit die Einführung einer solchen Methode in Anspruch nimmt. Sei transparent und ordne Erwartungen an die Methode realistisch ein, damit es keine Überraschungen gibt.
Lass uns gemeinsam deine Organisationseinheit agilisieren. Infos für alle findest du auf unserer Homepage. Wenn du bei einer Bundesbehörde arbeitest und Unterstützung bei der Einführung agiler Methoden und Arbeitsweisen brauchst, dann kontaktiere uns gerne.
Yacine von Welczeck ist seit Oktober 2020 im Beratungszentrum des Bundes im Bundesverwaltungsamt als Projekt- und Referatsleitung tätig. Ihre Projekte drehen sich insbesondere um die Themen Kulturwandel durch neue und moderne Arbeitsweisen. Sie ist Juristin und lebt in Berlin.
