Was ist das Problem, das ich lösen möchte? Diese Frage klingt so einfach, trotzdem können wir sie uns aus unserer Erfahrung nicht häufig genug stellen. Was ist die ganz spezifische Problemstellung, die meiner Lösungsidee oder meinem neuen Produkt zu Grunde liegt?
Wenn ich die Herausforderung, mit der ich mich beschäftige, nicht benennen und beschreiben kann, laufe ich Gefahr, meinen Fokus auf irrelevante Aspekte zu richten. Meine Lösung, also mein Projekt oder mein neu entwickeltes Produkt, geht an den Bedürfnissen meiner Nutzer*innen vorbei. In der Konsequenz wird es nicht genutzt, weil eben kein Problem gelöst wird. Wie lässt sich das vermeiden?
Zu Beginn einer Arbeitsphase solltest du mit deinem Team immer erst einmal das Problem, die zur Bearbeitung stehende Herausforderung, aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten.
Mit unseren Workhacks wollen wir dir ein paar einfache Tools zur Verfügung stellen. Wir wollen dir und deinem Team helfen, ein gemeinsames Problemverständnis zu entwickeln, bevor ihr euch an die Lösungsfindung macht. Entdeckt den Möglichkeitenraum! Gemeinsam könnt ihr dann auch viel besser bewerten, ob eure Ideen nachhaltig zur Problemlösung beitragen.
Workhack 1: Fragen statt Antworten
Ganz schnell denken wir in Lösungen. Wenn ich ein Problem besser verstehen möchte, kann ich mir zuerst stattdessen alle Fragen stellen, die mir zum Problem einfallen – ohne später für jede Frage eine Antwort finden zu müssen. Es geht darum, ins freie Denken zu kommen. Fangt an, in einer kurzen Stillarbeitsphase eure Fragen zu formulieren, nach ein paar Minuten stellt ihr euch die Fragen gegenseitig vor und ergänzt gemeinsam. Ein Ziel bei diesem Workhack können 50, 75 oder 100 Fragen für die Problemstellung sein.
Workhack 2: Antworten visualisieren
Wenn du mir etwas erzählst und ich schreibe es mit, mache ich deine Antworten sichtbar. Es fällt mir leichter, deine Gedanken anzunehmen, einzuordnen und weiter zu denken. Spannend wird es, wenn das ganze Team die Antworten individuell auf Post Its mitschreibt. Das Team wird sehen, dass jedes Teammitglied andere Elemente einer Antwort hört oder für wichtig hält. Mit diesem Workhack steigert ihr auch das Verständnis füreinander in eurem Team.
Workhack 3: Begriffe hinterfragen
Haben wir das gleiche Verständnis von xy? Auch eindeutige Begriffe sind mindestens zweideutig. Das stellt ihr fest, wenn ihr tiefer darüber sprecht. Wählt Schlüsselbegriffe rund um eure Problemstellung, aus euren Fragen und Antworten und hinterfragt sie. Macht euch die unterschiedlichen Begriffverständnisse transparent. Es geht bei diesem Hack nicht darum, dass ihr euch auf ein gemeinsames Verständnis einigt. Unterschiedliche Interpretationen bieten Inspiration für die spätere Lösungsentwicklung.
Beispiele aus unserer Arbeit: Was bedeutet Transformation, Kulturwandel, Partizipation, … für dich?
Dem Workhack einen Rahmen geben
Check-In und Check-Out definieren den Start und den Endpunkt der Zusammenarbeit in einer Besprechung. Sie unterstützen dich und dein Team dabei, euch auf das Thema des Termins einzustellen und am Ende noch einmal zu reflektieren. Ihr könnt euch zum Beispiel fragen:
- Check-In: Wie bist du heute hier? Oder wie nimmst du an diesem Termin teil?
- Check-Out: Was ist dein heutiger Aha-Moment? Oder was nimmst du heute mit?
Warum die Workhacks?
Wir, Katrin und Jenni, arbeiten an der Schnittstelle von Bürokratie, Transformation und Kulturwandel. In unserem Arbeitsalltag beobachten wir, dass knappe Ressourcen in Projekte und Produkte investiert werden, deren Nutzen nicht klar ist. Häufig liegt das daran, dass die spezifische Problemstellung und das Nutzer*innenbedürfnis nicht ausreichend definiert wurden. Mit unseren Workhacks möchten wir dich und dein Team dabei unterstützen, Produkte zu entwickeln, die einen echten Mehrwert bieten.
Katrin Lütkemöller Shaw arbeitet im Bereich Transformation, Innovation und Digitalcheck im Bundesministerium der Finanzen. Sie ist Work4Germany Alumni 2022.
Jennifer Rohde verantwortet das Projekt Neues Arbeiten im Bundeskanzleramt. Sie ist Work4Germany Alumni 2021.
